نامه نگاری از آن دسته اموری است که شرکت ها دارای ارتباطات بین الملل روزانه مشغول آن هستند. همواره شاگردانم نامه هایی را که می نویسند با من مرور می کنند و در تمام این نامه ها نکات مشترکی به چشم می خورد که تصمیم گرفتم آن ها را در قالب ملاحظات نامه نگاری به زبان انگلیسی در اینجا تشریح کنم.
1. در نامه نگاری به هر زبانی همواره میزان و سطح رسمی بودن رابطه را برای انتخاب سبک مناسب نگارش مدنظر قرار دهید، چرا که انتخاب سبک نگارش بر اساس نوع ارتباط بر انتخاب شکل و محتوا که شامل کلمات و ساختارها است تاثیر می گذارد. اصولا سبک نگارش به سه دسته رسمی غیر رسمی و بینابینی تقسیم می شود. برای مثال برای هر یک از این سه سبک نامه را بدین صورت شروع می کنید:
رسمی ,Dear Mr. Sinek
نیمه رسمی,Dear John
غیررسمی,Hi Paul
رسمی I appreciate your prompt reply
غیر رسمیThank you for your quick reply
رسمیI look forward to meeting you
غیررسمیLooking forward to meeting you
رسمی I am writing this to inform you that
بینابینی I would like to tell that
غیر رسمی I want you to know that
2. در نامه های رسمی حتی المقدور از فعل های دو بخشی (مگر در موارد خاص) استفاده نکنید فعل های دو بخشی یا همان (phrasal verbs) عموما در زبان غیر رسمی بیشتر کاربرد دارند. مثال:
رسمی I will come to collect you at the airport
غیررسمی I will come to pick you up at the airport
4. در نامه های رسمی از idiom و یا slang استفاده نکنید.
5. سعی کنید از جملات کوتاه بنویسید.
6. تا جایی که می توانید مختصر و مفید بنویسید. از ارائه توضیحات اضافه و یا پرداختن به موضوعات غیرمرتبط جدا بپرهیزید.
7. زبان انگلیسی زبان بسیار دقیقی است هر کلمه معنای کاملا مشخصی دارد حتی بسیاری از کلماتی که به زعم ما مترادف هستند در زبان انگلیسی ممکن است تفاوت های بسیار ظریف داشته باشد که آن ها را از حیث کاربرد متمایز می کند. به همین خاطر در نگارش متون انگلیسی تنها به معنای مندرج در فرهنگ لغت انگلیسی به فارسی به هیچ وجه اکتفا نکنید. لغت مورد نظر را با دقت در فرهنگ زبان انگلیسی به انگلیسی با توجه به کاربرد آن حتما چک کنید و حتما حتما مثال های دیکشنری را بخوانید تا فهم بهتری از معنا و کاربرد کلمه داشته باشید.
8. کلمات به جز معنایی بار عاطفی دارند دو کلمه ممکن است یک معنا داشته باشند ولی در موقعیت های کاملا متفاوت بکار روند.
